Administrator – Information Management (HRPP0556)

Sept-Îles, QC
Posted 2 weeks ago

Your Partner in Finding the Right Job!

JOB DESCRIPTION:
HR Project Partners is currently accepting resumes for a Bilingual Administrator – Information Management on behalf of one of our clients. As the Administrator, Information Management within the Technology Integration group, you will be part of a team that maintains information management processes to support the Projects & Engineering Division via the project management Office-PMO team. As part of the Enterprise Content Management team, you will be dedicated to the project engineering teams with accessing project information, will facilitate management, registering, archiving, storage, control and dissemination of information and data ensuring adherence to processes, procedures, document standards and compliance requirements.
The ideal candidate would be bilingual in both English and French, have a post-secondary education in Business Administration, Document Management, Information Technology or related field, and have a strong administrative background. This is an opportunity to grow within a global innovative mining organization with attractive location benefits in a beautiful family-oriented community.

This position is located in Sept-Îles, QC. The duration of this position is 1 year with the possibility of extension.

ESSENTIAL JOB FUNCTIONS:
• Maintain information management standards, processes and content management systems;
• Supply regular reports to document custodians to assure that every document is updated on a regular 3-5 year basis and report back to the PMO Director on this key KPI;
• Secure information in the appropriate systems;
• Produce audit reports which enable stakeholders to utilize and analyze key performance indicators;
• Contribute to the creation and continuous improvement standard and adhoc reporting produced by the team;
• Input into and support process improvement initiatives for the service area, providing technical support and advice to team members;
• Support the introduction of new standards, processes, and best practices;
• Execute compliance requirements under supervision;
• Provide relevant and timely responses and services;
• Source and acquire information from internal and external sources to support teams in their day-to-day activities;
• Ensure appropriate standards and security levels are used for the collection, storage, control, management and dissemination of information; and
• Update documents forms to meet business requirements.
• Support the implementation of information management systems across the Engineering project team.

EDUCATION AND EXPERIENCE REQUIREMENTS:
• Post-secondary education in Business Administration, Document Management, Information Technology or a related field, and/or equivalent work experience;
• Knowledge of information management concepts and a willingness to continue to develop this expertise;
• A strong administrative background;
• Bilingual in French and English is a requirement;
• It is beneficial to have previous experience with management systems and/or experience with document/record management; and
• It is beneficial to have previous experience working in a project environment.

KNOWLEDGE, SKILLS, & ATTRIBUTES:
• Ability to work independently with little direction;
• Possess strong written and verbal communication skills;
• Ability to work independently with little direction and/or within a team environment;
• Strong problem-solving skills and the ability to forecast, analyze and work under pressure;
• Strong organizational and planning skills with the ability to manage multiple priorities; and
• Proficient in the use of MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).

ABOUT US:
HR Project Partners Inc. (HRPP) is a Human Resources consulting company offering various services in Human Resources, both to individuals and to companies. One of those services is recruitment for companies on a provincial and national basis.

HR Project Partners is an equal opportunity employer.

Please apply directly to this job posting. For questions regarding the position, please feel free to email resume@hrproject.ca. While HR Project Partners appreciates all applications we receive, we advise that only candidates under consideration will be contacted.

DESCRIPTION DE L’EMPLOI:
HR Project Partners accepte actuellement les curriculum vitae d’un Administrateur Bilingue – Gestion de l’information au nom d’un de nos clients. En tant qu’ Administrateur Bilingue – Gestion de l’information au sein du groupe d’intégration technologique, vous ferez partie d’une équipe qui gère les processus de gestion de l’information pour soutenir la division Projets et ingénierie via l’équipe du bureau de gestion de projet-PMO. En tant que membre de l’équipe de gestion de contenu d’entreprise, vous serez dédié aux équipes d’ingénierie de projet avec l’accès aux informations du projet, facilitera la gestion, l’enregistrement, l’archivage, le stockage, le contrôle et la diffusion des informations et des données en garantissant le respect des processus, des procédures, des normes de document et les exigences de conformité.
Le candidat idéal serait bilingue en anglais et en français, posséderait une formation postsecondaire en administration des affaires, en gestion de documents, en technologie de l’information ou dans un domaine connexe, et posséderait de solides antécédents administratifs. Possibilités de croitre et de se développer au sein d’une organisation minière mondiale et innovante avec avantages de l’emplacement attrayant dans une belle communauté axées sur la famille.

Ce poste est situé à Sept-Îles, QC. La durée de ce poste est de 1 an avec possibilité de prolongation.

FONCTIONS ESSENTIELLES DE L’EMPLOI:
• Maintenir les normes de gestion de l’information, les processus et les systèmes de gestion de contenu;
• Fournir des rapports réguliers aux dépositaires de documents pour s’assurer que chaque document est mis à jour sur une base régulière de 3 à 5 ans et donner rapport au directeur du PMO sur cet indicateur de performance clé;
• Sécuriser les informations dans les systèmes appropriés;
• Produire des rapports d’audit qui permettent aux parties prenantes d’utiliser et d’analyser les indicateurs de performance clés;
• Contribuer à la création et à l’amélioration continue des standards et des rapports ad hoc produits par l’équipe;
• Contribution et soutien aux initiatives d’amélioration des processus pour la zone de service, en fournissant un soutien technique et des conseils aux membres de l’équipe;
• Soutenir l’introduction de nouvelles normes, processus et meilleures pratiques;
• Exécuter les exigences de conformité sous supervision;
• Fournir des réponses et des services pertinents et opportuns;
• Recueillir et acquérir des informations auprès de sources internes et externes pour soutenir les équipes dans leurs activités quotidiennes;
• Veiller à ce que des normes et des niveaux de sécurité appropriés soient utilisés pour la collecte, le stockage, le contrôle, la gestion et la diffusion des informations; et
• Mettre à jour les formulaires de documents pour répondre aux exigences de l’entreprise.
• Soutenir la mise en œuvre de systèmes de gestion de l’information au sein des équipes de projet d’ingénierie.

EXIGENCES EN MATIÈRE D’ÉDUCATION ET D’EXPÉRIENCE:
• Formation postsecondaire en administration des affaires, gestion de documents, technologie de l’information ou dans un domaine connexe, et / ou expérience de travail équivalente;
• Connaissance des concepts de gestion de l’information et volonté de continuer à développer cette expertise;
• Une solide expérience administrative;
• Bilinguisme français et anglais est une exigence;
• Il est avantageux d’avoir une expérience préalable des systèmes de gestion et / ou une expérience de la gestion de documents / enregistrements; et
• Il est avantageux d’avoir une expérience préalable de travail dans un environnement de projet.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET ATTRIBUTS:
• Capacité à travailler de manière autonome avec peu de direction;
• Posséder de solides compétences en communication écrite et verbale;
• Capacité à travailler de manière autonome avec peu de direction et / ou dans un environnement d’équipe;
• Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à prévoir, analyser et travailler sous pression;
• Solides compétences en organisation et en planification avec la capacité de gérer plusieurs priorités; et
• Maîtrise de l’utilisation de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

À PROPOS DE NOUS:
HR Project Partners Inc. (HRPP) est une société de conseil en ressources humaines offrant divers services en ressources humaines, tant aux particuliers qu’aux entreprises. L’un de ces services est le recrutement pour les entreprises à l’échelle provinciale et nationale.

HR Project Partners est un employeur garantissant l’égalité des chances.

Veuillez postuler directement à cette offre d’emploi. Pour toute question concernant le poste, n’hésitez pas à envoyer un courriel à CV@hrproject.ca. Bien que HR Project Partners apprécie toutes les candidatures que nous recevons, nous vous informons que seuls les candidats à l’étude seront contactés.

Job Features

Job CategoryInformation Technology

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