Job Description:

HR Project Partners is currently accepting resumes for a Contract Administration position on behalf of one of our clients. The ideal candidate would have a minimum of 8 years’ experience in contract administration.

This position is in Sept-Îles, QC. The duration of this position is 18 months, 40 hours per week. A fly-in/fly-out rotation will be offered for non-local candidates.

Essential Job Functions:

• Assist development of complex contractual agreements and documents, including master agreements, complex professional service agreements, standard and non-standard and formal and informal pre-qualification packages, and renewals.
• Ensure PO terms and conditions are met, and risks mitigated (e.g., vis-à-vis small print in contractor quotes/proposals).
• Evaluate and make recommendations on the revision of statements of work, contractual terms, and conditions, as appropriate.
• Explain applicable commercial legal requirements, policies and regulations to BU staff, and project personnel.
• Review/draft Requests for Proposals (RFPs), Requests for Quotes (RFQs) and other contractor solicitations.
• Ensure the RFP/RFQ process complies with Rio Tinto policies.
• Monitors and administers contracts for construction projects, port and rail projects, consulting services, equipment purchases and other purposes.
• Tracks contract amendments, and receives, organizes, and processes contractual notices and prepares project completion notices and releases.
• Works collaboratively with Project Controls and Estimating staff to ensure proper spend control of assigned projects, or area.
• Participate in the assessment and selection of the key suppliers.
• Manage the bidding process between contractors and suppliers to secure the best offers.

Education and Experience Requirements:

• Demonstrated analytical thinking with strong numerical ability, good communication and interpersonal skills.
• Proficient in the use of MS Office Suite (Word, Excel, Power Point, Visio, etc.)
• Experience with SAP.
• Bachelor’s degree in business administration, Law, Social Sciences or a combination of work and education in Contract Administration.
• A minimum of 8 years’ experience in contract administration.
• Ability to pass a drug and alcohol test (if necessary).

Knowledge, Skills, & Attributes:

• Knowledge of Quebec commercial laws and regulations.
• Knowledge in drafting policies, and procedures governing purchasing and contracting activities.
• Ability to work well within a team and influence other stakeholders.
• Candidates must be bilingual (French-English).

• Possess strong written and verbal communication skills.
• Strong problem-solving skills and the ability to forecast, analyze and work under pressure.

• Effective time management skills, detail oriented and the ability to manage complex tasks in a multi-tasking environment.
• Proficient in the use of MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).

How to Apply:

When submitting your application to HR Project Partners for this opportunity, please submit a PDF version and include the job number.

About Us:

HR Project Partners Inc. (HRPP) is a Human Resources consulting company offering various services in Human Resources, both to individuals and to companies. One of those services is recruitment for companies on a provincial and national basis.

HR Project Partners is an equal opportunity employer.

Please apply directly to this job posting. For questions regarding the position, please feel free to email resume@hrproject.ca. While HR Project Partners appreciates all applications we receive, we advise that only candidates under consideration will be contacted.

 Description des services demandés

• Aider à l'élaboration d'accords et de documents contractuels complexes, y compris des accords-cadres, des accords de services professionnels complexes, des packages de pré-qualification standard et non standard, formels et informels, et des renouvellements.
• S'assurer que les termes et conditions du bon de commande sont respectés et risques atténués (par exemple, vis-à-vis des petits caractères dans les devis/propositions des entrepreneurs).
• Évaluer et faire des recommandations sur la révision des énoncés de travail, des modalités contractuelles et des conditions, le cas échéant.

Expliquer les exigences légales, les politiques et les réglementations commerciales applicables au personnel de l'unité commerciale et au personnel du projet.

• Examiner/rédiger des demandes de propositions (RFP), des demandes de devis (RFQ) et d'autres sollicitations d'entrepreneurs.
• S'assurer que le processus RFP/RFQ est conforme aux politiques de Rio Tinto.
• Surveille et administre les contrats pour les projets de construction, les projets portuaires et ferroviaires, les services de conseil, les équipements achats et autres fins.

Suit les modifications de contrat, et reçoit, organise et traite les avis contractuels et prépare le projet avis d'achèvement et quittances.

• Travaille en collaboration avec le personnel des contrôles de projet et de l'estimation pour assurer un contrôle approprié des dépenses des projets assignés, ou zone.
• Participer à l'évaluation et à la sélection des principaux fournisseurs.
• Gérer le processus d'appel d'offres entre les entrepreneurs et les fournisseurs pour obtenir les meilleures offres.

Conditions de travail

• Emplacement - Sept-Îles
• 40 heures par semaine

Durée du contrat

• Contrat de service de 18 mois

Exigences et compétences

• Les candidats doivent être bilingues (français-anglais).
• Un minimum de 8 ans d'expérience dans l'administration de contrats.
• Connaissance des lois et règlements commerciaux du Québec.
• Connaissance de la rédaction de politiques et de procédures régissant les activités d'achat et de passation de marchés.
• Capacité à bien travailler au sein d'une équipe et à influencer les autres parties prenantes.
• Compétences efficaces en gestion du temps, souci du détail et capacité à gérer des tâches complexes dans un environnement multitâche environnement.
• Pensée analytique démontrée avec une forte capacité numérique, une bonne communication et des compétences interpersonnelles.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Power Point, Visio, etc.).
• Expérience avec SAP.
• Baccalauréat en administration des affaires, droit, sciences sociales ou une combinaison de travail et d'études dans l'administration des contrats.