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Description du poste

HR Project Partners inc. (HRPP) acceptent actuellement les CV d’un Coordonnateur exécutif. Ce rôle nécessite une personne dynamique qui peut effectuer des tâches multiples dans un environnement axé sur le client et au rythme rapide. La volonté d’être flexible et de travailler de façon autonome est requise. Le rôle consistera notamment à fournir un soutien dans des domaines tels que la coordination des voyages et de la flotte, ainsi que des tâches administratives du bureau.

Ils’agit d’un poste permanent interne à temps plein avec l’équipe de HR Project Partners. Il se commencera d’un poste télétravail avec une transition éventuelle vers le bureau.

Responsabilités

Coordination des voyages :

  • Coordonner et planifier toutes les demandes de voyage pour le personnel en utilisant une agence de voyages pour le soutien ;
  • S'assurer que le calendrier des voyages et les documents sont mis-à-jour ;
  • Assurer la liaison avec tout le personnel en ce qui concerne les demandes de voyage ;
  • Être le contact interne de l’organisation pour les voyages ; et
  • Flexibilité de travailler en week-end sur rotation si nécessaire.

Formation et soutien à l’intégration :

  • Attribuer une formation en ligne au personnel et aux nouveaux employés ;
  • Planifier et coordonner la formation par l’entremise de fournisseurs externes ;
  • Suivre et s’assurer que la formation du personnel est courante ; et
  • Aider à l’intégration du nouveau personnel.

Soutien administratif :

  • S’assurer que tout le personnel dispose de l’équipement de protection individuelle (ÉPI) requis lors de l’embauche et aider à la demande d’ÉPI supplémentaire ;
  • Répondre à toutes les demandes de renseignements faites en personne, par téléphone ou par courriel, et rediriger au besoin ;
  • Coordonner et planifier les conférences téléphoniques et les réunions sur place;
  • Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et l’achat de biens ;
  • Assister et participer aux réunions d’équipe et aux séances de formation ;
  • Contribuer au développement organisationnel de HRPP en cernant et en mettant de l’avant les questions préoccupantes ou les possibilités d’amélioration ;
  • Se déplacer dans la communauté pour ramasser des fournitures et coordonner les véhicules;
  • Contribuer à l’élaboration du poste et entreprendre d’autres tâches au fur et à mesure qu’elles peuvent être assignées ; et
  • S’acquitter des tâches générales du bureau et fournir un soutien administratif à l’équipe.

Exigences en matière d’études et d’expérience

  • Un certificat ou un diplôme postsecondaires d‘un CÉGEP, d’un collège, d’un institut technique ou d’une université accréditée dans une discipline pertinente ou une expérience équivalente peut être accepté ;
  • Bilinguisme en français et en anglais ;
  • Minimum de 5 ans d’expérience en administration de bureau ;
  • Un permis de conduire valide de classe 5 est requis avec un résumé de conducteur propre ;
  • Maîtrise de l’utilisation de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ;
  • Expérience dans les fonctions générales d’administration de bureau ; et
  • L’expérience de l’utilisation et / ou des connaissances pratiques de Cognibox est un atout.

Connaissances et compétences :

  • Connaissance solide des logiciels informatiques, y compris les applications de Microsoft 365 ;
  • Initiative éprouvée et souci du détail ;
  • Compétences exceptionnelles en service à la clientèle ;
  • Compétences excellentes en communication écrite et verbale ;
  • Compétences supérieures en matière de gestion du temps et d’organisation ; et
  • Compétences interpersonnelles bien développées.

Attributs :

  • Forte capacité à effectuer des tâches multiples tout en veillant à ce que l’attention aux détails soit maintenue ;
  • Posséder une personnalité extravertie ;
  • Capacité de résoudre des problèmes et d’identifier les améliorations des processus ;
  • Capacité de travailler de façon autonome ou au sein d’une équipe ;
  • Capacité de coordonner et de hiérarchiser efficacement de multiples tâches et projets ; et
  • Posséder un comportement positif et professionnel.

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau de travail effectué par le(s) titulaire(s) de cet emploi. Ils ne se veulent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités et activités requises pour ce poste.

Rappel important :

Lorsque vous postulez à cette offre d’emploi, veuillez uniquement soumettre une version PDF de votre CV. Assurez-vous également d’inclure le numéro d’emploi.

À propos de nous

HR Project Partners inc. (HRPP) est une compagnie de conseil en ressources humaines qui offrant les divers services en ressources humaines aux individus et aux entreprises. L’un de ces services est le recrutement d’entreprises à l’échelle provinciale et nationale.

HR Project Partners est un employeur d’égalité des chances.

Veuillez postuler directement à cette offre d’emploi. Pour toute question concernant le poste, n’hésitez pas à envoyer un courriel à resume@hrproject.ca. Bien que HR Project Partners apprécier toutes les demandes que nous recevons, nous vous informons que seuls les candidats à l’étude seront contactés.

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English Version 

Job Description

HR Project Partners is currently accepting resumes for an Executive Coordinator. This role requires a dynamic person who can multitask in a client-driven, fast-paced environment. A willingness to be flexible and work independently is required. The role will include providing support in such areas as travel and fleet coordination, as well as office administrative duties.

This is an internal permanent, full-time position with HR Project Partners. This will be a work-from-home position, with eventual transition to office setting.

Responsibilities

Travel Coordination:

  • Coordinate and schedule all travel requests for personnel by utilizing a travel agency for support;
  • Maintain travel calendar and all documentation;
  • Liaise with all personnel regarding travel requests;
  • Serve as a contact within the organization representing personnel for travel; and
  • Flexibility to work a rotating on-call weekend schedule.

Training and On-Boarding Support:

  • Assigning online training for personnel and new hires;
  • Scheduling and coordinating training through external providers;
  • Track and ensure that personnel training is current; and
  • Assist with the onboarding of new personnel.

Administrative Support:

  • Ensuring all personnel have the required Personal Protective Equipment (PPE) upon hire and assist with request for additional PPE;
  • Respond to all inquiries made in person, by phone or email, and redirect as required;
  • Coordinate and schedule conference calls and onsite meetings;
  • Maintain office supplies inventory and purchasing of goods;
  • Attend and participate in team meetings and training sessions;
  • Contribute to the organizational development of HRPP by identifying and bringing forth issues of concern and/or opportunities for improvement;
  • Travel throughout the community to pick up supplies and coordinate vehicles;
  • Contribute to the development of the position and undertake other tasks as they may be assigned; and
  • Perform general office duties and provide administrative support to the team.

Education and Experience Requirements

  • Post-secondary certificate, diploma or degree from an accredited college, technical institute, or university in a relevant discipline and/or equivalent experience may be accepted;
  • Bilingualism in French and English;
  • Minimum 5 years office administration experience;
  • Valid Class 5 Driver’s License is required with clean Driver’s Abstract;
  • Proficient in the use of MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
  • Experience in general office administration duties; and
  • Experience using and/or working knowledge of Cognibox is an asset.

Knowledge & Skills:

  • Strong knowledge of computer software programs including MS Suite of products;
  • Proven initiative and attention to detail;
  • Exceptional customer service skills;
  • Excellent written and verbal communication skills;
  • Superior time management and organizational skills; and
  • Well-developed interpersonal skills.

Attributes:

  • Strong ability to multitask while ensuring attention to detail is maintained;
  • Possess an outgoing personality;
  • Ability to problem solve and identify process improvements;
  • Ability to work independently or as part of a team;
  • Ability to coordinate and efficiently prioritize multiple tasks and projects; and
  • Possess a positive and professional demeanor.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by the incumbent(s) of this job. They are not intended to be an exhaustive list of all responsibilities and activities required of this position.

Important Reminder:

When applying to this job posting, please only submit a PDF version of your resume. Also, be sure to include the job number.

About Us

HR Project Partners Inc. (HRPP) is a Human Resources consulting company offering various services in Human Resources, both to individuals and to companies. One of those services is recruitment for companies on a provincial and national basis.

HR Project Partners is an equal opportunity employer.

Please apply directly to this job posting. For questions regarding the position, please feel free to email resume@hrproject.ca. While HR Project Partners appreciates all applications we receive, we advise that only candidates under consideration will be contacted.

Job Overview

Posted date :
June 22, 2022
Job nature :
Full Time

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Maximum file size: 10 MB